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精益助 IT 團隊成長,以工作為榮


團隊合作更多,對於日常工作有更清晰的願景,全神貫注的團隊,自豪於可以把工作做好;在 Melannie Noyel 看來,這些都是 Acta 的 IT 團隊使用精益之後得到的好處。在 Lean Digital Summit 2019 大會上,她展示了該團隊如何將精益應用到 IT 團隊的日常工作中。

IT 團隊中,有兩人負責開發,三個人負責系統和網絡。日常工作劃分為不同項目、客戶支持、18 個業務應用的開發和維護,還有多項 IT 培訓。

在 2018 年初,整個情形讓人失望。 Noyel 說:

支持工作讓團隊不堪重負,客戶也不怎麼滿意,項目延期,高層管理者要推行新的工作組織方式。我們深陷困境,不知道如何脫身。

Acta 公司已經比較熟悉精益了,IT 團隊決定嘗試精益 IT 學院(Lean IT Academy),這是公司內部每月一次的聚會,讓大家學習如何將精益原則應用到 IT 產品和服務的開發和管理中。 “參加該活動讓我們有不一樣的收穫,我們觀察到一些精益原則,更多的是很多現場活動,”Noyel 說。

以前,我們就是完成日常工作,從解決問題到更多的解決問題,而沒有真正的全局觀。現在,我們確定自己的目標時,重點放在客戶的意見上。我們讓大家都能看到這些目標,從而使得整個團隊都能深入理解,朝同一個方向努力。

Noyel 提到,團隊成員已經開始以自己的成就為榮,並從成功中建立起自信:

第一批 PDCA 循環讓所有團隊成員都認識到:他們可以處理大問題並解決之。此後,滿意的客戶開始提供積極反饋。然後,其他服務人員希望像我們這樣工作。我們定期展示自己手上的事情,包括本年的 Lean Digital Summit,這樣的獎勵讓團隊深為自傲。

在她的 Lean Digital Summit 2019 演講之後,InfoQ 採訪了 Mélanie Noyel,她是 Acta 的 IT 主管。

InfoQ:是什麼推動你走上精益之旅?

Mélanie Noyel:我們得到了難得的機會!公司內部已經熟知精益思維。實際上,Lean Institue France 一直追踪Acta ,Acta 也從教授精益工程和精益製造中受益。因為 IT 也是一個特定領域,而且我們的狀況必須改善,我們就開始討論另一種類型的訓練:精益 IT 學院。我覺得這有助於我們有時間開始新東西,得到新想法。

InfoQ:精益轉型如何開展?關於發生哪些改變,你能舉幾個例子嗎?

Noyel:我們系統的可靠性是第一個例子。度量它的方法,是記錄我們每週在支持工作上用多少時間。我們設定了一個目標,希望在一年之內將其減半。每天下午下班之前,針對每個 15 分鐘支持工作,我們就會用顏色在一個圖上標示一個方塊。這麼做是要讓大家知道到底是什麼浪費了我們的時間,然後觸發 PDCA 循環,找到問題根源,然後解決。我們已經達成了時間減半的目標,不過,現在要想繼續減少支持工作時間,就更困難了。

站立會議是我們做出的第二個重大改變。我們在每天早上定期拿時間出來交流,組織當天工作,一起做決定。這可以讓我們的優先級保持一致。

總的來說,我改變了自己的想法。我的工作不再是決定誰做什麼,而是確保我們可以讓勝利成果繼續,確保我們能夠輕鬆逾越遇到的障礙。

InfoQ:Acta Mobiler IT 團隊的精益轉型如何影響日常工作?

Noyel:我覺得,現在的日常工作跟以前完全不一樣了!如今,公司裡其他部門都開始以我們為榜樣,只是因為我們的形象發生改變。其他團隊覺得我們更有組織,更關心他們,認為我們可以解決問題(包括 IT 工作,也包括日常工作的組織層面)。我們也展現出團結團隊的形象,展現出我們為自己的高效工作而自豪。我們這種在工作中生活帶來的喜悅,讓其他人羨慕!

InfoQ:你們有哪些收穫?

Noyel:IT 系統更加可靠,應用速度更快,更容易使用。我們兩種類型的客戶都很滿意。內部客戶,包括其他團隊和研討會主持者們,仰仗我們提升他們的職業能力。外部客戶,包括購買公司製造的產品的人們,不再被 IT 造成的問題困擾。但是,最大的好處,還是在團隊成員身上!大家關係更緊密了,而且準備迎接更大挑戰。

InfoQ:這個旅程中,你學到了什麼?

Noyel:你必須行動起來!開始試驗一些東西,即便你不清楚這麼做好壞如何。試驗,然後觀察有哪些改變,加以調整,再次試驗。

比如,我們試驗了每天將支持工作分給不同的人。這帶來很多問題,包括技能、能否出現、時間組織能力等等……但我們學到很多,而且不斷適應。管理、技能轉移、讓人們看到誰負責支持工作等等,我們在這些方面都有很多改進。

在這種不斷改進的過程中,慶祝你的成功,不要害怕承認失敗。對我而言,只有真正嘗試的人,才能感受到真正的精益理論。

原文鏈接:

How Lean Has Helped the IT Team Take Pride in Their Work