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管理时间还是挥霍时间?


在这个充满物质的世界中,唯一可以真正人人平等的却是非物质的时间,这是个讽刺,也是个启示:物质的追求永远没有止境,而如何安排你的时间也许可以带给你更大的快乐。

之前一直有读者感兴趣笔者是如何利用业余时间写了两本书还写了不少公众号文章的,笔者其实算不上时间管理方面的高手,更不敢妄谈教育别人如何管理时间,但是愿意把自己的粗浅认识写出来供大家拍砖。

一、有目标,才谈得上管理

“治大国如烹小鲜”,个人管理跟企业管理有很多相通之处。企业经营不是梦游,一定有个目标才知道该做什么,如何调动资源。个人时间管理也一样,不是列个计划清单,每天划出时间段来做啥就是时间管理了,这样的管理可能即不好坚持,也不利于评价成果。要想提高时间管理的效率,也许更好的办法是明确一个当前的目标,然后像经营企业一样,将资源调动到这个目标的实现过程中来,用安排资源的方式安排时间。

比如写书这件事,笔者2018年-2019年共完成了两本书,虽然不是大部头,但也都在8-10万字;公众号2018年10月创建,各类文章、随笔、诗词也有上百篇了,时间的大量消耗肯定是必须的。采用的方法只能是集中突破,因为不可能用工作时间去写书,这两年正好是我们金科公司的“初创期”,人少事多,2019年笔者还牵头负责从0到1建立整个公司的风险合规体系,不加班的情况下每天下班到家也是8点左右了。这种条件下,我既不可能利用工作时间,也无法采用“小步慢跑”的长期打法(主要是跟我个人的做事习惯不符),所以,立下个做事情的目标,在规划期内充分利用所有可用时间,这是最适合我的时间安排方式。

日常我是每天晚上9点左右开始写东西,一般到12点,个别时候到凌晨2点,这两年的年休假、五一假、十一长假也基本用在这上面。周期都是事先估计好的,也基本符合了预期:“中台之上”这个系列原本是22篇文章,当时强制自己每天尽可能完成一篇,最后发布时整合为16篇,前后用了一个半月;《企业级业务架构设计:方法论与实践》因为是基于原有连载文章的改版,之前预期大约三个月,实际上也是这个时间;《银行数字化转型》由于需要收集和整理大量资料,预期半年左右,实际完成周期也差不多。

有一个明确的目标才能更好地指导自己利用时间,这两年业余时间笔者主要就是集中于上段中提到的三个目标,应该说除了区块链类的文章目标有点散外,其他的时间无论是写作还是学习,都是与这三个目标有一定关联的,包括今年几篇较长的公众号文章。

通过目标可以更好地激励自己投入时间,也可以用来衡量一下自己的“投入产出比”。而且,目标毕竟有完成的时候,这样也可以避免漫漫无期导致的“精神疲劳”,当然,这仍然需要很好的自律,以免“三分钟热血”。应当注意的是,笔者这里谈的不是“终身学习”、“一年读几百本书”之类的目标,而是更具明确价值点的阶段性目标,比如对于学习业务架构,是不是可以针对自己的工作,以写出一篇让自己满意的业务架构设计分析类文章、给同事做个公开分享等为“小目标”,检验下自己的成果,衡量下时间价值。

二、有计划,才谈得上改进

虽有古语“凡事预则立,不预则废”,但是大家对计划的态度始终是褒贬不一,很多科技公司对传统的计划、战略包括架构管理都有自己新派的见解,包括谷歌。不过,有一个观点大家比较认同,就是成为专家需要“刻意训练”,而“刻意训练”的目的其实是持续改进,通过反复执行、观察同一个动作,来达到对该动作的最佳执行,这就是成为专家的一个基本要求。时间管理也是同样,通过反复地计划、执行、检查、改进,也就是通过“PDCA”循环来提高时间利用效率。

计划的作用首先是用来保证目标资源的集中,让自己知道,当意外事件产生冲击时,时间损失会是多少,事后要如何调整,是多熬熬夜,还是可以放到周末去补,因为有计划,才知道如何去挤时间。

如果不去刻板地理解计划,就不会对计划产生“敌意”,如同对待企业架构,建立企业架构是为了理清企业的总体脉络,从而知道环境变化、需求产生时如何去调整企业架构进行适应,而不是为了维护一个“一成不变”的架构。计划也是如此,做计划很大程度上是为了了解如何应对冲击。

通过对计划的执行和检查可以发现自己的缺点,当然,这方面很多时候是发现了自己的“惰性”,坚持起来确实不容易,就像跑步这个事情,每天很羡慕朋友圈里各种晒,但是落到笔者自己身上就一直坚持不住。

对于改进来讲,一个阻力比较小的方式是发现自己的规律并善加利用。可能有人也会觉得这有点儿“随弯就弯”的意思,跟自己对着干,下大力气改变自己固然收获很大,但是大多数情况下,笔者觉得人与人之间的差异性也很重要,“见贤思齐”并不是为了把自己修剪成别人的样子。

发现自己的优势并善加利用才是更自然的成长方式。水总会流向阻力最小的方向,这是物理规律,很科学;也正因为这样,水才会从青藏高原一直流到大海。时间利用上也是如此,你自己的习惯不一定就不好,可以考虑如何利用好自己的习惯。

三、连续性和跳跃性,以及碎片化

时间管理中大家都“奢望”规划出可以利用的大块时间,仿佛有了大块时间改变世界也不成问题。世界实际上是在微小的连续变化中改变的,经过压缩的地质时间看起来可能波澜壮阔,但是放慢到人类时间,恐怕没有哪个地质年代会让你脱离无聊至极的感受。极有可能的是,我们这代人已经是在经历前所未有的快速变化了。

跳跃性变化是高光时刻,没有谁真心盼望自己一辈子不迎来人生的高光。但是,跳跃能力是通过连续性的锻炼获得的,没有连续性做基础,很可能迎来的不是跳跃,是跳坑。

遗憾的是,人生中最系统的连续性时间是学生时代,大多数人,包括笔者自己都是在愉快地挥霍了这个宝贵的学习阶段之后才知道前辈们说的很对。所以,对大多数人来讲,我们都是努力在通过参加工作后的非连续性学习为自己学生时代的愚蠢做补救。

参加工作后时间常常是难以管理的,直到退休为止,大家都是在努力把碎了一地的时间串接起来,但是困难重重。

首先,很多人的工作是非连续的,持续做一个主题直到退休的情况并不多见,为什么我们认为运动员、科学家是非常专业的,因为他们的工作连续性更高,当然,让他们在有效的职业生涯期间切换工作,不仅对个人,对社会而言都是重大损失。所以,他们往往能取的很高的专业成就。但是对多数人都是在不那么精深上一个工作的时候已经切换到下一个工作了。如果工作时间达不到一定程度,专业性也就达不到,个人投入的时间最终是浪费的,没取得成果,也没机会检验自己的理解是否正确。我们常说让专业的人做专业的事,但往往又不去真的保证让做事的人真正专业起来,对于时间管理而言,这是成本最大的不可控因素。

其次,人自身的特点也决定了连续性时间利用的困难。不要以为有了大块时间就有了一切,人对事物的持续关注能力非常有限,所以每节课一般都设置为45分钟,超过这个时间注意力集中并不容易,时间利用效率反而下降。这也就决定了保持效率的方式不一定是持续利用大块时间,而是适当安排切换。当然,对于能保持注意力集中的人来讲,不必考虑这种方式,因为任务切换对大脑而言是有转换成本的,能维持住注意力就不必切换。除了单次的注意力集中问题外,还有长时间跨度的集中问题,比如把一件事坚持数年,这就是为什么很多人强调兴趣的重要性。不少人反而是因为一段时间的集中学习后放弃了目标,多半是因为并没有找到自己的兴趣点,热度消退太快。笔者最初接触业务架构是2012年,能把对这项小众技术的热情维持到现在,投入大量精力去钻研,除了兴趣,也很难有更好的解释。

碎片化时间是很不好利用的,并不是时时刻刻把零散时间都用来看书就一定会精进到某种程度,如同跳跃性和连续性的关系,只有当你在某一领域有足够积累时,零散时间的专业学习才真有可能也带来精进的效果,因为足够的积累才能保证你在很短的时间快速捕获知识核心,否则,热身还没完成,时间已经过了。笔者并不建议用碎片化时间学习新领域,学习结果更多是一知半解。

碎片化时间适合用来接收泛在的信息或者原有领域的持续堆积,搞点儿兴趣爱好方面的阅读也可以,比如工程师们每天睡前读读《资治通鉴》而非《算法导论》,专业的知识还是需要自己少睡点觉儿去集中学习的,这种连续性时间往往是一定的业余时间的牺牲换来的,没有这种连续性时间的学习,也很难有深度。

总结一下,本节论述有些随意,结论是:参加工作之后坚持学习并不容易,来自组织和个人的不利因素都有,因此,需要在经过一段时间的懵懂期(时间长短因人而异,有些人很幸运,参加工作就直接进入了自己的兴趣方向)后,找到、创造自己的兴趣和价值,从而把时间有效地利用起来。高效的时间管理并不是单纯地干了更多的事,而是有办法持续专业地做事,从而使时间利用效率越来越高,进而完成了更多成果。企业也要注意考虑员工的时间成本,如果随意浪费员工的时间,那就远远谈不上为员工赋能了。

四、健康的价值

工作后的时间利用总免不了挤占业余时间、睡眠时间,如果真心想做成一些事,或早或晚都得经历那么几年(也许笔者说的太保守了)睡不好觉的时间,但是一旦积劳成疾,就会让人体会到健康的巨大价值,身体不好,真的谈不上高效利用时间,因为大部分可利用的时间都被用来恢复健康了。

技术领域很多时候工作成果、知识获取都是“肝”出来的,但是别把“肝”真的搞出来,出来混迟早要还的,没几个人能像拿破仑那么精力旺盛,还是得牢记“绿水青山就是金山银山”。

五、三巡

最近《中国好声音》里热起来一首歌——宋宇宁的《三巡》,估计其中一句歌词的确像李健老师点评的那样唱倒了很多人:“你拼过了命啊想做一个优秀的人”,每一个想要研究、加强时间管理能力的人,都会决心要“做一个优秀的人”。时间是公平的,像歌中唱到的,你必然会做一些取舍、牺牲,所以,高效利用时间的核心就是找到目标和价值,不然,无论利用率有多“高”,都不一定有“效”,更难保证你不会后悔。

做一个优秀的人,也许最终的衡量结果应该是是自己和社会都认可的价值,而价值的含义本身则是广泛的、历史的、辩证的。如同苏东坡在《和子由渑池怀旧》中所言:“人生到处知何似,恰似飞鸿踏雪泥;泥上偶然留指爪,鸿飞那复计东西”。使用自己的时间应当是有目的、有公益的,之后也许会带来功利,也许不会,但是价值依然会有。

时间的确像海绵里的水,挤总是会有的,但水也是有成本的,时间的机会成本有很多,而且因人而异;时间更像指缝里的沙,很容易滑落、溜走,但这时,笔者劝你多想想“瑜伽休息术”中的一句引导词:别焦急,注意下一个部位就好。适度的压力会成为动力,但是超出了一个人在特定时期的承担限度,就会形成反噬,所以,利用时间,别焦急。

作者简介:

付晓岩,新书《银行数字化转型》今年四月面市,受到热议。另著有《企业级业务架构设计:方法论与实践》一书,对企业级业务架构设计、企业数字化转型、金融科技发展有持续的研究和深厚的实践积累,现就职于建信金融科技有限责任公司。公众号:晓谈岩说。