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避免再次入坑,你需要知道的十種常見時間管理誤區


你在時間管理方面做的如何?如果你和大多數人的答案一樣,那麼你一定也會覺得時間不夠用,一個任務接著一個任務,需要不停地加班才能趕在 deadline前完成工作。我們都知道,合理安排時間才能更加有效地工作,但我們卻很難改進。在這篇文章中,我們將看到 10 種最常見的時間管理誤區,並幫你克服它們。

避免再次入坑,你需要知道的十種常見時間管理誤區 1

不能有效使用計劃列表

如果你時常忘記做重要的工作,那說明你沒有製定計劃列表的習慣,或製定了計劃列表,卻不會有效地使用。

使用計劃列表的誤區往往和安排任務的優先級有關,很多人會用 A – F 來區分任務優先級( A 代表最優先的事情,F 代表低優先級的事情 )。但我們的建議是可以使用 A – D ,或更簡單的數字進行區分。

此外,我們還要杜絕在計劃列表中出現如“開始做預算”這種很大、很模糊的項目,因為通常這種工作都會因為缺乏細節而被我們忽視。所以,將大項任務或項目分解成具體的、可操作的簡單步驟,這樣你就不會錯過任務列表中的任何一件重要事情。

不設定個人目標

你知道六個月後你會在哪裡嗎?你知道明年這個時候,甚至是十年以後你會在哪裡嗎?如果你不知道,那麼從現在開始,你就需要設定一些個人目標了。

設定個人目標對管理好自己的時間非常重要,因為只有確定了目標,才會有方向和願景。知道自己要達到什麼目標,才可以根據這個目標管理優先級、時間和資源。同樣是因為有了目標,你才能確定應該在什麼事上花最多時間,什麼事會分散注意力。

在這里為大家推薦兩本書,《 Locke’s Goal Setting Theory 》—— 了解如何設定 Smart,設定有效的目標;另外一本是 Eric Haseltine 的《Long Fuse, Big Bang》—— 了解如何專注長期目標,同時不忽略短期重要的事情。

避免再次入坑,你需要知道的十種常見時間管理誤區 2

不能安排好任務的優先級

當你正在構思一款產品客戶端時,你的同事告訴你現在有個緊急的項目需要立刻處理,雖然你確信剛剛想出的方案是完美的,但還是會因為這個“緊急”情況打斷你此前的所有思路。

我們在有很多重要任務的時候的確很難確定事情的優先級,但如果想更好地管理時間,就必須學會如何有效地安排任務優先級。如果你確實無法明確地將任務分級,可以試試使用Action Priority Matrix 這款工具,它可以有效地安排事情的優先級,會幫助你確認當下的任務是高產出、高優先級的,還是低價值、可替代的。當然,如果你已經知道兩者的差別,就可以更好地管理有限的時間。

不能管理好乾擾事項有些人因為身邊有過多的干擾事項,一天會分心長達兩個小時以上。仔細想一想,如果有這些時間,你能做完多少工作。無論干擾事項是郵件、IM 聊天、接電話、還是處理同事的問題,在我們認真工作的時候,它都會 100% 干擾到我們的工作狀態,打斷集中力。

如果想利用好自己的每一天,讓自己每天都以最好的狀態完成工作,那你必須要了解如何最小化干擾事項帶來的影響,有效管理好因為處理這些事情中斷的工作。

比如,當你需要集中精力的時候,關掉 IM 聊天工具,當其他人來打擾你時,讓他們知道你反感這樣的事情等。但即使這樣,我們的工作中也很難完全杜絕這些干擾,你需要學會在面對乾擾時提高自己的注意力。

拖延

當你推遲手頭該交工的工作時,你已經開始拖延了。雖然大多數人拖延都是因為害怕某項任務,但如果你不能按時完成工作,那會導致接下來的每一項工作都不能及時完成。通常人們都會為一項任務的周期很長而感到焦慮,以至於最終選擇拖延。但當你把這件事情想成小事的時候,我們就會很快完成。所以克服拖延一個最有用的策略就是告訴自己:這項任務只需要十分鐘就可以了。

除此之外,你也可以使用 Action Plans 來幫助你戒掉拖延症。它可以幫助你將大的項目分成幾個讓你一目了然的小步驟,這樣你就不會在項目開始階段感覺無從下手,只需要根據這項工具來一項項的完成即可。

自己承擔太多

如果你很難拒絕別人的請求,那我相信你手頭上的工作一定會太多,不但壓力會增大,同時也會導致你自己的工作效率不高,從而心生厭煩。

也許你因為不相信其他人會把工作做好,一直堅持親力親為,但你卻不知道這樣會浪費你大把的時間和精力,可能最終還會因為你不能盡心盡力地完成工作而名聲掃地。

如果你想要改變這種現狀,就要學會一種微妙的語言藝術 —— 在不侵犯 / 傷害他人的同時,拒絕不屬於自己的任務。這樣不但可以幫你維護良好的團隊關係,還可以讓你的工作壓力大大減少。

避免再次入坑,你需要知道的十種常見時間管理誤區 3

太忙

有些人總是忙得焦頭爛額,郵件永遠回不完、文件永遠看不完以及開不完的會,總是勉勉強強才能趕上最後的 deadline 。但問題是,習慣“忙碌”的人,通常都不會及時有效地工作。相反,試著放慢腳步,讓自己踏實下來,也許你就能學會更好地管理自己的時間。

建議大家閱讀 Michael Bungay Stanier 的《 Do More Great Work 》,這本書講述了很多減緩忙碌的工作方法,可以幫助大家更加集中地參與到重要的工作中。

同時做多任務

舉個例子。為了做更多工作,Linda 通常在給客戶打電話的同時寫著郵件。然而,雖然 Linda 認為她很好地利用了自己的時間,但事實是 —— 當你同時做多個任務的時候,你需要花費比完成一項工作多出 20% – 40% 的時間。從而導致每項工作都做不好,每項工作的錯誤量都大大增加。

所以,最好的方法是不要同時做多個任務,而是專注於一項工作。這樣完成工作都質量才是最快、最高的。

不休息

如果你能連續工作 8 – 10 個小時不休息,那你當然非常優秀,尤其是在趕 deadline 的時候。但如果大腦不能有充足的休息和充電時間,任何人都不能完全集中精力,做出高質量的工作。所以不要覺得休息是“浪費時間”,休息是為了讓你更創造性地思考,更高效地工作。

如果你很難停下手中的工作,那就盡量安排好自己的休息時間,試著每 1 – 2 小時休息 5 分鐘。你可以設定鬧鐘作為提醒。可以到樓道廣場快步走,可以去喝杯咖啡或在辦公桌前沉思。

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無效的工作安排

無論你是早起的晨跑者還是夜貓子,我們每個人都有著不同的生活節奏,在每天的不同時段注意力會大大集中。但不要在自己的精神疲憊時段安排重要工作,因為即使看起來像是在工作,你的大腦也只是在敷衍了事。我們可以試著這樣做:在精神高峰時段充分利用時間安排重要工作,在大腦“停機時間”做普通工作。利用這一點,我們就可以完全杜絕無效工作時間。

原文鏈接

https://www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes.htm


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