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疫情下的複工,我們盤點了這些不錯的遠程辦公工具


疫情下的複工,我們盤點了這些不錯的遠程辦公工具 1

現在,正處於非常時期。

從12月8日首例患者被發現,到疫情披露於世,再到疫情升級。武漢新型冠狀病毒肺炎給這個春節蒙上了一層陰影。為了疫情防控,春節期間,拜年、走親訪友、聚會等活動停止,路上廖無人煙。過完春節,疫情依然嚴峻。有些人遠在異地,無法返回公司;還有些人到了目的地,仍需自我隔離一段時間。

疫情在發生,工作不可“停”。因此,遠程辦公成為很多公司復工採取的一種形式。

遠程辦公並不是“新鮮事”。基於技術和業務的不斷發展,遠程辦公為組織帶來一種更先進的團隊協作模式,以人為中心,以“做成事”為目的。它不僅可以突破地域限制,而且能幫組織面向全球招聘到合適人才,並降低辦公成本。

關於遠程辦公,先推薦兩篇不錯的實踐經驗類的文章:

《如果新型肺炎下只能遠程辦公?我們該做些什麼? 》

《左耳朵耗子:疫情下的遠程辦公,聊聊我的經驗和實踐》

我們可以將遠程辦公中的訴求劃分為五個部分,包括即時溝通、文檔協作、任務看板、文件傳輸和會議討論。針對不同訴求,市面上有相應的遠程辦公工具,既有單一性工具,也有綜合性協作工具。不過,選擇什麼工具,關鍵看自己的訴求。

在這個非常時期,我們盤點了一些不錯的遠程辦公工具。

1.QQ/TIM——即時溝通為主

QQ,中國最知名的即時通訊軟件之一。作為一款通訊工具,QQ即時溝通很方便,並且大文件傳輸、多人通話、屏幕共享演示等功能都是不錯的亮點。雖然有些人已經放棄QQ,但用它來即時溝通還是不錯的。

筆者經驗:QQ的大文件傳輸功能可圈可點。曾經有多次,下載QQ的目的就是為了傳輸大文件,用起來速度快,給力。

基於QQ而生的TIM,專為企業打造,它是一款專注於團隊辦公協作的跨平台溝通工具。用QQ登錄,TIM支持在線文檔、消息雲端同步、日程管理。但是,用的人並不是非常多。

2.Notion——文檔協作

作為後起之秀,Notion近兩年可謂異軍突起。

它功能豐富,將筆記、任務管理和知識庫相結合,被譽為一款“瑞士軍刀”般的協作工具。此外,Notion還支持Markdown語法,並有看板、表格、日曆等功能。從個人生活到團隊協作等各方面,Notion實用模板也是一大亮點。

網友槽點:不支持中文、網絡問題、門檻高、中文字體糟糕等

3.石墨文檔——文檔協作

作為國內老牌的在線文檔工具,石墨文檔設計簡潔,功能夠用,易上手。從各個瀏覽器打開,其協作編輯能力都比較穩定,雖偶有bug,但值得信賴。

此外,石墨文檔權限功能豐富,可向陌生人分享閱讀和編輯權限,適合不同需求和場景。

筆者經驗:用了石墨文檔近一年,給人一種“恰到好處”的感覺。產品雖沒有微軟Office、WPS那般強大,但已經夠用,不多不少,剛剛好!

針對本次疫情,石墨文檔發布全新“遠程辦公版”——單文件與空間協作人數無上限,遠程辦公模板可隨時免費調取使用。

4.WPS——文檔協作

在國內,最接近微軟Office的產品要數WPS。微軟Office,全球非常厲害的辦公套件,這個不必多說。

WPS不僅兼容微軟Office,而且移動端很好用。更重要的是,WPS針對本地用戶,推出了一些不錯功能,比如拍照掃描、簡歷助手、超級PPT等。除了文檔協作,在遠程辦公方面,WPS還支持多人協作、表單、會議、日曆和合併文檔。

筆者是左手一個微軟Office,右手一個WPS。

針對本次疫情,金山辦公旗下WPS+為企業用戶免費提供遠程辦公、會議等服務。並且,到5月1日,3人及以上協作辦公的,可免費獲得WPS+協作版高級權益。

文檔協作備選:

微軟Office、騰訊文檔、iWork 套件(蘋果用戶)

5.Tower

作為一款團隊協作工具,Tower簡潔,易操作,上手簡單。通過合理安排和分配工作任務,它可以提高團隊協作效率,管理項目進度。

筆者經驗:在公司,Tower已經成為一款團隊協作常用工具。新人入職,領導會專門建立一個入職培訓模板,從了解公司、熟悉公司文化到工具使用以及能力進階,有著清晰的規劃和路徑。小到一個會議或活動,大到公司產品立項,Tower都能派上用場。

面對疫情,Tower官方宣布:至3月1日,Tower的高級版和專業版功能,對全社會免費開放,所有新註冊團隊均可免費使用。如果疫情到3月1日仍然不樂觀,我們將繼續延長免費期。

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6.Teambition——任務看板

作為一款不錯的團隊協作工具,Teambition已被阿里收購。它經過多年發展,功能比較全面,並且響應速度快,可以讓用戶輕鬆管理工作項目。

針對本次疫情,Teambition將企業版免費開放至 2020 年 5 月 1 日,可快速實現項目管理、任務協同、日程同步等功能。

任務看板備選:Trello

7.Slack——團隊即時溝通

Slack是國外一款非常火的團隊協作工具。它不僅是全球最熱門、增長最快的SaaS創業公司之一,而且於2019年成功上市,市值高達120億美金。

它的特點是優秀的分組(頻道)管理功能,好像把線上溝通變成不同的會議室,用戶可以選擇開放或私密,靈活管理。當然,最強大的還是其開放的機器人系統,通過開放接口,用戶可自定義不同的bot。

在國內用國外軟件有兩個“要命”的地方:中文化和網絡問題

同類備選產品:微軟Teams

Teams 是微軟基於 Office 365 開發的團隊協作工具,它於 2017 年 3 月正式發布。 Microsoft Teams 是作為 Office 365 商業軟件包的一部分提供給用戶,並有免費版本。它允許用戶即時溝通,共享文件,打電話和發起網絡視頻會議。

8.企業微信——綜合團隊協作工具

企業微信誕生於微信,它整合了企業內部通訊錄和工作台。除了工作台(包含日曆、會議、文檔、微盤等),企業微信還有第三方應用平台,裡面有考勤、財務、CRM等應用。

筆者經驗:曾經待過的一家公司,讓每個人都下載安裝企業微信,結果就用來打個卡。

同樣,為支持遠程辦公,企業微信將視頻會議人數提升到300人,支持企業隨時隨地發起百人音視頻會議。

9.釘釘——綜合性團隊協作工具

釘釘定位偏向管理和溝通,實時溝通,可提高團隊工作效率。群聊自定義,可分組,不同組織結構和部分劃分清晰。同時,它還包含雲盤(釘盤)、電話會議、視頻會議、考勤打卡等諸多功能。

此外,在應用中心,有大量第三方應用和行業解決方案,可謂“大而全”。

筆者經驗:在公司,釘釘也是常用的團隊協作工具。在小組和部門間,釘釘主要被用來實時溝通,大家同步最新工作消息和進度,討論工作事宜。在整個公司,釘釘被用來召開線上全員會議,預定會議室。

針對本次疫情,釘釘發布全套免費在家辦公解決方案,用戶可一鍵獲取教育、醫療、培訓等多行業解決方案。同時,釘釘推出“員工健康”服務,可快速收集、實時統計組織成員健康情況。並且,釘釘視頻會議也免費開放“302 方視頻會議”,支持 302 人同時在線開會。

10.飛書——綜合性團隊協作工具

飛書是一款源於字節跳動內部使用的團隊協作工具。

有人這樣描述這款工具,“它強調個體創造能力,減少管理層級。在即時溝通、日常管理的基礎上,飛書將協作文檔提到更高等級,統一稱為雲空間。”

飛書還有不少獨立的第三方應用,同時也可利用API自己開發相關的機器人。

補充:針對本次疫情,至5月1日,飛書將為所有用戶免費提供遠程辦公協作等商業版服務。同時,飛書還提供遠程辦公的經驗與指南,並緊急上線健康管理服務。

至此,筆者簡單介紹了10款遠程辦公工具。此外,還有一些其他工具,比如在會議通話方面,除了QQ、釘釘,還有小魚視頻。如果涉及到跟海外的溝通會議,要數Skype(一對一語音)和Zoom(多人會議)。

遠程辦公,用什麼工具不是關鍵,前提是明確自己的需求。有網友表示,“團隊能不能形成遠程協作的模式,還要具體分析,切勿盲目推崇,折騰團隊。”以筆者為例,遠程辦公重要的是線上會議和文檔協作,因此用的是“釘釘+石墨文檔”。

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