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“80% 企業下周集體辦公”:你準備好復工防疫了嗎?


“80% 企業下周集體辦公”:你準備好復工防疫了嗎? 1

新冠疫情給大多數中小企業帶來了巨大的影響,近期有不少公司已經開始遠程辦公,但是遠程辦公結束後,如何回歸正常的工作成了熱門話題。雖然疫情嚴重,但是企業、個人都仍然需要保持正常的工作節奏,以免在疫情度過後,企業和個人無法存活。為了提前做好復工防疫準備,有不少管理者提問:

我們該如何確保員工狀態?集體辦公會不會造成二次交叉感染?我們該如何安全復工?在此特殊時期,勞動關係怎麼做?薪酬該如何發放?我們要不要做激勵方案?如何激勵呢?

為了解決大家這些問題,TGO 鯤鵬會邀請了薪人薪事 CEO 常興龍在“鯤鵬說”欄目中進行線上分享,幫助大家安全返工、合理安排工作。以下為常興龍現場分享內容:

大家好,我是薪人薪事的 CEO 常興龍。

今天,我本次分享的主題是《中小企業疫期復工實操指南》,主要是幫助大家在當前的情況下,如何合理安排復工後的工作。整個內容將分成 4 個部分:

1、復工的工作安排;

2、疫期的員工關係;3、疫期的薪酬發放;4、復工後的疫情防控。

復工的工作安排當前,在即將要復工或者即將要組織生產的時候,想要安全有效地把生產啟動,我認為應該從以下 3 個方面做起:

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1、視為長期的挑戰在事件剛開始時,或許有些人抱著僥倖心理認為,這可能是一個臨時事件,或許過了春節之後應該沒什麼問題了。

但我們從實際角度來看會發現,這件事應當看做是長期的事件,因為我們無法在短時間內做到特別安全地處理這個問題,所以我們要做好充足的準備,具體可以從以下3 個方面入手:

  • 長遠而非短期計劃

為了應對當前的情況,我們應該做好全系列的準備。

  • 遠程系統全系準備

一些互聯網公司需要做好遠程代碼測試、設置好內外網 VPN 等一系列的準備工作;不是互聯網公司,或者沒有電子化、信息化的公司,我建議可以藉此機會做一些相應的部署。

  • 新的共生組織機會

另外,我再和大家說一個趨勢。從過去5 年的職場統計數據來看,在全球範圍內,Freelancer (Freelancer 指的是,在家辦公或者不受僱於任何一家公司,且為多家公司提供服務的人群)辦公人數是逐漸增加的。這意味著,未來在員工和雇主的組織上會有一個較大的變革。

當前,由於疫情的出現,Freelancer 辦公成為了一個熱門關注點。實際上,就算沒有疫情的發生,Freelancer 辦公的熱潮也在逐漸上升。

因此,從長遠的角度來看,這很有可能會形成一種新的共生組織。

2、做到“懂外知內”在做好長遠計劃的準備之後,我們還可以研究當下事態的情況,主要從以下 3 個方面入手:

  • 假期政策及合規處理

當下,有很多企業只關心假期政策和現金流的問題,完全忘了合規這件事。有些人認為,大家都不太關心,那麼合規這件事可能就不太重要,

實際上,不合規行為是可以秋後算賬的,這意味著,你存在的一些不合規行為,當前或許無法及時處理,但是過了這個時間點,大家有時間去糾結這方面問題時,企業就會存在很大的風險。

因此,我建議無論當前情況如何,你都應該用合規的方式處理問題,否則會給企業留下非常多的後患。

  • 可能的新補貼政策

為減輕疫情對轄區內企業發展帶來的影響,政府也會有相應的措施。比如蘇州市人民政府印發的《蘇州市人民政府關於應對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情支持中小企業共渡難關的十條政策意見》,對承租吳中高新區所屬國有、集體資產經營用房的中小企業、科技人才企業房租給予減免;北京市人民政府辦公廳出台促進中小企業發展“16 條”措施等等。

因此,我們在忙於處理自己的內務之外,也要多關心外部的政策。

  • 企業員工的健康分佈

這是 3 點中最重要的一點,因為它決定了企業內部的協同情況是怎麼樣的。一旦在原有的辦公條件發生變化時,企業和個人的交互方式一定會發生變化。

因此,我們不能假設自己可以按照原先的環境和協同情況進行協作,而是應該按照實際的協同情況進行協作。

3、制定協同法則另外,很多企業會擔心員工在家辦公會影響工作效率,我覺得這是不可避免的問題,那麼我們應該注意什麼呢?

  • 指令明確、單一可驗證

在遠程協作時,我們需要有明確的指令,以免大家的信息出現錯亂的問題。

  • 規避信息過載、有向可達

同時,我們需要有一個清晰的辦公流程,以免出現紕漏。

  • 遠程社交儀式建立

實際上,儀式感是非常重要的。在辦公室場景時,你很難說在桌子上躺一會兒,休息一下。因此我們需要把大家的儀式感建立起來。

疫期的員工關係想要明確梳理員工關係,那麼我們需要先確保復工的工作安排已經做好了,大家都已經處於可以嘗試復工的狀態後再進行。

在確保員工的複工狀態後,我認為可以從以下 3 個方面入手:

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1、確認恢復強度在剛開始復工時,你不能假設大家都是滿狀態工作,或者工作效率能比以前更高,這是不切實際的期望。因此,我們在恢復強度時,我們一定要梳理清楚工作流程。其中主要梳理 3 個部分的內容:

  • 梳理工作最小閉包

在梳理完成後,你會非常清楚看到業務的本質,以及每個工作的負責人在相應工作上起到了什麼作用,了解公司目前哪個部分的工作可以正常運作。

  • 盤點關鍵人力短板

在梳理清楚工作流程之後,我們或許會發現有些關鍵人力是缺失的,可能因為疫情的關係,他們沒有按時到崗,這時我們就應該考慮如何解決這部分的問題。

  • 節約、確認恢復強度

在盤點關鍵人力短板時,可能有部分工作不能正常運行,這時你可以減輕部分工作的人力成本,將整個業務串聯起來,確認每個人的工作恢復強度。

2、擬定適配流程確認恢復強度只是第一步,第二步需要參考你原定的流程進行調整。適配流程指的的是,是適配當前情況的流程。

因此,很多原定的流程一定會被打破。比如,銷售人員無法上門拜訪。現在基本上所有的銷售人員都無法上門拜訪,因為即使你願意去拜訪客戶,客戶也不一定會接受你的拜訪,所以我們有一些工作流程肯定要進行調整。

想要進行調整,我認為以下 3 個流程是非常關鍵的:

  • 團隊翻新流程

翻新流程指的是,在梳理工作時,你發現有些人無法按時到崗,那麼你可能就需要引入新的人才。

  • 入轉調整流程

入轉調整流程指的是,一旦業務發生了調動,業務處理流程也會發生變化,那麼其中一定會涉及到組織調整的問題。

在組織調整時,入轉調整流程能否演化為實踐就變得非常重要了。

  • 業務流程處理

最後,在前兩個流程基本確定後,業務流程處理反而成為最容易的部分,因為大家都熟悉自己公司的業務,所以業務該如何進行調整,HR、HRBP 都可以共同解決這個問題。

3、落實員工關注當我們梳理清楚流程、確認工作恢復強度後,我們再看如何處理員工關係。

  • 隔離和安全處理

員工在到崗後,一定會有隔離和安全問題。這時,如果你沒有及時處理好,那麼在翻新流程裡就會出現主動離職的人。

因此,在落實員工關注的時候,我們應該先制定一些安全處理、特殊異性處理等手段,以便於應對不同的員工。

  • 員工心理管理

另外,在特殊時期大多數員工會有比較敏感,感覺不到安全感的情況出現,所以我們需要時常關注員工的心理。

  • 企業氛圍管理

企業氛圍管理特別適合在小群里傳播,因為可以用一部分人的觀點影響到另一部分人。

從整體的角度來看,想要處理好疫期員工關係,最重要的是建立一個強組織的狀態,只有把上述這些工作落實之後,我們才能把所有事情落到實處。

疫期的薪酬發放疫情期間,薪酬如何發放主要分為 4 個部分:

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1、薪資基本發放按照國家政策,薪資基本發放原則主要分為 4 點:

  • 假期工作不補休,薪資按照 200% 發放;
  • 延長期工作日,不補休按正常工資發放;
  • 延長期的休息日工作,薪資按照 200% 發放;
  • 因疫情原因,遠程工作與本地工作工資無差別。

2、隔離與生病期間薪酬- 如果有員工處於隔離期,那麼在此期間,員工薪資仍應該是全額發放;

  • 如果有員工隔離期結束,但是身體條件仍然不能返回工作時,崗位工作應該按照病假處理;
  • 值得注意的是,在此期間,企業不得與員工解除勞動合同。

3、困難企業的處理針對困難企業問題的處理,最大的一個前提是,企業和員工需要達到協商一致。

假設在協商達成一致的情況下,我們可以做如下調整:

  • 調整薪資、輪崗輪休、縮短工時

我認為以上三點是優先考慮的,因為此手段可以最大程度上節省成本。

  • 不裁員和少裁員的企業,可以申請穩崗補貼

此手段主要是為了保證後續企業正常運行,否則你會發現接下來在裁員和招聘上會花更大的成本。

  • 停產企業工資特殊約定

如果真的有企業發生特別不幸的情況,那麼我們可以考慮停產。針對停產企業,工資是有特殊約定的,詳情可查看完整 PPT 中特殊工資規則。 (關注 TGO 鯤鵬會,回复“復工”即可獲取完整 PPT)

如何選擇處理方式,主要取決於企業主導政策是什麼。

4、無法返崗或感染人群最後,針對無法返崗或者感染人群,我們該如何應對呢?

我們需要把感染情況分為兩種:

第一種是因公感染,比如是因為出差感染上新型冠狀病毒,那麼就應該視同為工傷,處理原則和工傷一樣。

第二種是非因公感染,或者無法返崗時,應當優先請假。

關於待崗工資約定情況,各城市各有不同,部分城市情況可看下表。 (關注 TGO 鯤鵬會,回复“復工”即可獲取完整 PPT)

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復工後的疫情防控在復工後,我們應該如何做防控呢?我認為 HR 應該從企業、員工角度分別考慮,保證 2 大目標:

  • 員工健康鬥志滿滿;
  • 企業開工最大生產。

如果第一點做不到的話,你會發現企業生產能力也無法恢復,那麼 HR 該如何保證員工健康鬥志滿滿呢?

從企業的角度來說,我認為應該從以下 3 個方面入手:

第一,提前徵集員工信息,包括員工所在地、當前身體情況與返回時間等;

第二,體溫檢測,除了通過描述信息了解詳情之外,可以讓員工每日提交體溫信息;

第三,健康分析,在信息收集上來之後,數據僅做收集是無用的,我們還需要從員工信息中判斷員工健康程度,以便分析可能會具備哪些隱患。

從員工的角度來說,我認為應該從以下 3 個方面入手:

第一,主動防疫,多收集一些疫情信息,幫助員工了解當前情況,並學習如何科學防疫;

第二,自助排查,我們可以通過分析員工情況,了解當前風險,如果有異常,可及時指導員工就醫;

第三,專業判斷,幫助員工預約 AI 問診,實現遠程真人診斷。

如果 HR 能做好這兩大角度、六個方面,我相信在復工後的疫情防控上,一定不會做得太差。

總結:人力資源部的
操作清單和工具依賴“80% 企業下周集體辦公”:你準備好復工防疫了嗎? 6

以上就是關於復工防控方面的內容,最後再和大家談談人力資源部可以利用哪些工具。

公告,通過公告,可以讓大家了解目前公司的一些情況;任務分發工具,可以使得分髮指令是單一可達的。

除此之外,我們還可以設置一些自動協同法則,幫助大家順利復工。

最後,我希望今天分享的內容能對大家有所幫助,能夠把自己的人力資源重新給組織起來,讓生產流程更快地在企業中跑起來,謝謝。


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會員覆蓋了 BATJ 等互聯網巨頭公司技術領導者,同時,阿里巴巴王堅博士、同程藝龍技術委員會主任張海龍、蘇寧易購 IT 總部執行副總裁喬新亮,已經受邀成為 TGO 鯤鵬會榮譽導師。