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如何開一場高效的會議?


我一直認為企業最大的浪費有兩種:

一是:團隊在錯誤的方向上快速疾奔;二是:一場又一場低效的群體性會議。

開會是一種成本極高的溝通方式。

開會是企業經營的隱性成本,而且是成本極高的同步溝通方式,讓人產生工作很努力的錯覺。

會議的成本=參會人員的時間成本X 參會人數X 會議時間

會議是一場以時間換取結論價值的生意。

我認為的高效會議5個要點:

1、要有會議的會議主題、議程、時間。 2、以上信息提前通知參會人員,以便大家提前準備。 3、主持人控制節奏,並安排做好會議紀要(必要時使用錄音轉文字的工具),並儘早發出會議紀要。 4、精選人員,不能參與討論與決策的,僅是讓其了解的人員不用邀請參與,抄送會議紀要即可。同時相關環節參與結束的人員,中途允許離開。 5、要有明確的結論與下一步的待辦事項(行動計劃,明確到人)。

為什麼很多會議會邀請那麼多人?

1、大都涉及到跨部門協調,所以參與人比較多2、參與人多,集體做決策,一旦出問題有免遭的心理

為什麼很多會議冗長而沒有結果?

1、邀請人太多2、不敢決策,擔心承擔責任3、部門壁壘

建議參閱“羅伯特會議六部曲12法則”,這12條原則,凸顯三個特點:

1、約定性:即規則明示在前,對事不對人;2、工具性:凡事不往道德上扯,能用工具來解決的絕不無端拔高和指控;3、價值中性,旨在凝聚組織認同,提高運作效率,平衡多元利益,通過文明議事來說服、辯論、妥協,從而形成有效果的行動。

這裡面有一個特例,就是頭腦風暴會議或者共創會。

這種類型的會議需要氣氛相對輕鬆的會議環境,打開腦洞,以調動每個人的創意思維,主持人或領導需要有另外的技巧。

倡導高效溝通,能不開的會議就不開,能異步溝通的盡量異步溝通。