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調查完150個遠程辦公團隊,我們發現了這幾個真相


遠程辦公火了!

當下,全國人民都在抗擊新型肺炎,部分公司一再延期開工時間,晚一點再進辦公室。但是,晚點上班並不意味著不開始工作,而是在家遠程辦公。我相信,大部分研發團隊已經在本週一感受到了遠程辦公的“魔力”了。

遠程辦公,既不給疫情添亂,也不給公司業績拖後腿。

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非常時期,遠程辦公這件事一下子變得格外迫切。以往企業提到遠程辦公,還將信將疑,現在由不得企業思考,直接強行落地了。其實國外很多公司長期實行遠程辦公,這個政策叫 Work from home,就是在一些特殊情況下,員工可以申請在家工作一天,甚至一段時間。

跨國公司因為辦公室分佈較遠,因此格外強調團隊之間的跨地域遠程協作的技能。但是中國的很多公司其實缺乏遠程辦公的經驗,甚至對於使用哪些工具、選擇什麼會議軟件都不清楚。開工的第一天,很多人手忙腳亂,匆忙上陣。很多技術團隊在規則制定、目標管理、交付驗證等方面都沒有詳細計劃。

此前我們 InfoQ 公眾號和 TGO鯤鵬會公眾號發布了幾篇遠程辦公的文章。為了深度了解各企業研發團隊遠程研發的現狀,為正在籌備中的團隊提供參考,InfoQ 對 150 支研發團隊進行了調研,還特別獲得了TGO鯤鵬會50家企業CTO的大力支持。被調研的團隊主要為 100 人以內的中小企業,他們的管理者平均每個人用了約7分鐘的時間,把自己團隊在遠程辦公方面的情況共享給大家。

核心發現:

  • 遠程團隊的管理模式徹底向目標​​驅動轉變
  • 需要先制定遠程辦公的方案需求,再選擇合適的工具,形成規範
  • 溝通方面優先解決遠程會議方案,建立多元化的音視頻溝通機制,每日保證固定頻率和形式
  • 管理者須非常關注團隊文化,建立持續性學習氛圍
  • 在遠程團隊人員招聘方面,主要考核自驅力,推薦建立小組責任制

一、遠程辦公怎麼監督?從目標和執行計劃入手

  • 68% 的研發團隊管理者最關注的是遠程辦公效率,其次是任務管理、安全可靠等;
  • 溝通效率低成為遠程辦公的最大阻礙。

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遠程辦公缺乏一定的監督,很多同事都聯繫不上,或很長時間才回復一下消息,這就是為什麼企業管理者無法接受遠程辦公的最重要原因。

從2月3日遠程辦公的第一天起,出現了「兩億人在家辦公」的盛況。很多企業明確提出了要求:“每天兩次打卡,增加每天視頻晨會和日報“。甚至有企業規定:“工作時間要求 10 分鐘內必須響消息,其他時間必須 30 分鐘響應。”

來自騰訊雲的受訪者告訴InfoQ:“我們的項目長期遠程線上辦公,眾多協作者分佈在深圳、北京、上海、矽谷、西雅圖、紐約、多倫多、土耳其“。該同事認為,遠程辦公的關鍵點有幾個:

  • 清晰的階段性目標和執行Roadmap
  • 項目管理角色和項目管理制度的建立
  • 良好的線上協作工具
  • 例行的線上會議和溝通和匯報

這個流程,可以說是開啟遠程辦公的基本流程。綜合其他管理者的建議,我們也看到一個共性,遠程辦公的管理模式已經徹底向目標​​驅動轉變,需要全面建立多方溝通協作機制,嚴格監督任務執行過程和交付結果。

二、遠程辦公用什麼工具好?看看多數團隊怎麼用

1、主流的即時通訊工具還是微信釘釘企業微信也在短期內迅速佔領市場,公司自研的佔比也很高,SlackWeLink緊隨其後。 “其他”項的工具包括:Skype輕推矚目TelegramRinCentral飛書Hi豆芽POPOTalkLine大象

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2、文檔協同工具的使用比較多元化,騰訊文檔Confluence佔據大半壁江山,石墨Google Docs緊隨其後,可以看到有5%的企業尚未開啟在線文檔協同。 “其他”項的工具包括:飛書有道云筆記Teambition微文檔語雀GitbookWPS雲文檔等,很多企業表示他們是基於開源軟件的二次開發。

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3、技術團隊在項目管控方面需要的功能較多,包括任務管理,成員管理,權限管理,任務管理,迭代計劃和跟踪,代碼集成、測試計劃和用例、缺陷管理等。

調研的150家企業中,公司自研管理工具佔比21%,遠遠超過了其他類型工具的自研比例。而外部工具用的最多的是JIRA禪道騰訊TAPD也十分受歡迎,TowerTrelloTeambition緊隨其後。 “其他”的選項中還包括:PhabricatorAsanaTFSONES
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4、身為一位產品經理或設計師,原型設計工具是必不可少的工作夥伴,但也有16.8%的受訪者並未使用產品原型工具。調查顯示,Axure 穩穩佔據了近半數團隊,藍湖墨刀也十分受歡迎,“其他”的選項中還包括:SketchMockupInVisionProto.io等。

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5、無論是否遠程辦公,代碼管理工具對於提高效率而言都必不可少。調查顯示,大家對GitLab情有獨鍾,相比GithubGitLab讓團隊對它們的Repositories擁有更多的控制。除此以外,還有很多值得關注的工具,包括碼雲CODING,以及“其他”選項中被提到的:Phabricator阿里雲CodeBitbucketStashGerrit等。
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三、遠程辦公開啟了視頻辦公潮

面對2億流量衝擊時,任何視頻會議軟件都避免不了出現性能問題,幾乎無一倖免。前幾天InfoQ也對遠程辦公出現的問題做了追踪報導《遠程辦公第一天,你掉線了嗎? 》 。視頻辦公潮說來就來,讓大部分習慣辦公室溝通的團隊措手不及。

刷一下社交網站,到處是有趣的評論:

“就四個字:磕磕巴巴”
“剛剛收到消息,會議結束,可是我們還沒接入成功。”
“臨時被拎上線開了個視頻會議,點進去默認攝像頭打開,大家都是一套睡衣,然後對著攝像頭開始猛撩頭髮……直到有人提醒:攝像頭可以關的。”
“還好我機智地發現可以開美顏”

既然見不了面,視頻開會就是最好的溝通方式。

調查發現,Zoom的使用率很高,佔37%,其次是騰訊會議和各類微信系列,第三是釘釘WeLink小魚易連GoToMeeting也比較常見。 “其他”選項中還提到了:JabberChime矚目MAXHUBWebex飛書HiYYAvaya IX™ Workplace百腦會

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四、自驅力文化成為遠程團隊的核心文化

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1、遠程團隊成員對企業核心目標與價值的認同和同步已成為管理者的首要工作,尤其在信息與溝通多元化的環境下,能夠主動溝通,對工作任務有清晰的分解,積極探索、主動學習的團隊成員可以保證遠程辦公的高效和質量。

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2、在團隊能力提升方面,管理者大多希望員工可以自主學習,並為他們提供充足的資金和資源支持。線上授課和購買專業的企業培訓賬號也成為很多團隊的必選項。
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3、建立一個遠程辦公團隊,通常需要經歷一系列過程,來自四三九九的受訪者將這個過程大致分為4個時期:

  • 思維適應期 – 團隊間形成的工作習慣和思維習慣調整,包括培養自驅力和責任感等;
  • 工具過渡期 – 遠程協作需要用到的一些工具,需要適應和過渡;
  • 團建形成相互信任 – 團隊內部已經能夠比較順暢的完成一個事情;
  • 適應業務期 – 調整團隊的工作模式,以適應業務實際情況。

調研顯示,有37%的團隊管理者有計劃長期推進遠程辦公。

隨著科技的進步和社會的高速發展,腦力型工作的辦公方式正在逐漸由集中辦公向分佈式遠程辦公轉變。很多企業已在小範圍推行遠程辦公,並不斷探索和思考。這期間可能會遇到一些問題,也需要有一些工作方式上的改進,但總的來說利大於弊。

最後,感謝為本次調研貢獻力量的150位團隊負責人,希望能為各位讀者提供參考。同時,也歡迎各位讀者在評論區說說,你在用什麼工具?踩過哪些坑?怎麼組建和培養遠程團隊?請留下你的經驗,與大家一起,共克時艱。