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Project X Soccer構建項目管理思維


項目管理
項目管理是什麼呢?項目管理是對工作的一種嚴謹的思維方式,適用於所有的項目,無論其內容、規模或複雜性如何。這是引用詹姆斯-劉易斯,美國著名項目管理專家的一句話。其中提到了“適用於所有項目”,大多數人都會把這句話中“項目”兩個字理解為我們工作中開展的項目,但其實廣義上講它可以是你身邊開展的任何事物,其中也包括像足球,這個世界第一運動。下面我會通過項目管理的相關概念以及具體場景,與大家分享下我對項目管理的理解與收穫,希望能讓大家能更快的了解項目管理,以及將項目管理思想應用到自己的工作中,讓團隊之間配合更簡單,就像在足球運動中通過完美的團隊配合才能獲得進球。

關於團隊

在這個世界上,任何一個人的力量都是渺小的,只有融入團隊,與團隊一起奮鬥,你才能實現個人價值的最大化,你才能成就自己的卓越。

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團隊,是為了實現一個共同的目標而集合起來的團體,需要的是心往一處想,勁往一處使,分工協作。在京東商城研發部門,項目由業務人員、項目經理、產品經理、研發人員、測試人員等組成,且分別都來自不同的部門。項目在進行過程中往往會遇到些問題,需要大家共同努力去解決,從而實現項目制定的目標,並體現大家的價值。

關於界限

在多部門參與的項目中,大家喜歡劃清界限,不屬於我的範疇我不做,這會造成很多事情難以去劃分誰去負責,從而使項目處於風險或停滯。這就這好比在球場上後衛告訴你我只負責防守,不去做組織、助攻、射門一樣。這些雖然都不是後衛的本職工作,但我們卻經常在球場上看到後衛在組織、在助攻、在射門甚至進球。

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這不是和與後衛的職責相矛盾嗎?其實很簡單,他們想贏球,想幫助球隊獲得勝利,這個取勝也就是團隊成員的共同目標。同樣在項目中,如果大家在項目開始時明確並統一的目標,並且根據團隊精神去執行,就會減少因為界限造成對項目的不利影響。

從項目開始到項目收尾過程中,項目經理需要與項目成員明確並共同肩負項目目標,並讓團隊精神貫徹始終,引導項目成員換位思考。不要局限在自身,需要多站在項目整體的角度。

關於溝通

想成為一名出色的項目經理,首先需要明白應具備什麼樣的能力。要學習什麼樣的能力。很多人都認為會贊同溝通能力很重要,但項目成員之間的有效溝通更重要,而不是項目經理不應該每天在項目中機械的溝通,最後終只是起到一個信息傳遞員的作用。如果這麼做這樣做的話,項目經理很容易成為溝通瓶頸。

怎麼做到有效溝通?

第一,項目經理需要有效溝通能力,如清晰的語意表達,準確的需求傳遞,並引導人們的表現朝你的期望發展,從而引導項目成員更有效的溝通。這就好比足球場上,不是每一次進攻都應該通過守門員-後衛-中場-前鋒才能開始,而是團隊中每個人之前的傳遞都可以形成進攻目的,每個球員都可以成為發起進攻的起點。

第二,項目經理有必要將交流的內容明確化、易於溝通,常用的是量化和名詞解釋。重點說名詞解釋,在互聯網公司需要了解這個行業的術語,有一部分溝通不順利是對專業術語不熟悉造成的,做為項目經理需要對這些名詞進行學習並深度掌握。比如球場上有很多進攻術語,長傳沖吊、邊路進攻、短傳滲透、外圍遠射、定位球爭搶等。如果在與團隊成員交流不懂這些,是會阻礙有效的溝通。

第三,項目經理也需要與項目成員之間來建立起非正式溝通渠道。團隊成員之間可以交流各自的興趣愛好,侃一侃時事新聞、聊一聊體育、玩一玩遊戲等,有助於讓成員間相互了解及信任。這種非正式溝通的積累往往會促進大家在項目中的有效溝通和高效的執行。足球比賽也一樣,球員通過訓練建立起來的溝通機制,就會了解各自的踢法與跑位,賽前準備會大家溝通制定的打法,都是為了幫助在比賽中球員有效的溝通戰術並執行。溝通不僅僅是信息傳遞,而是需要有目的、有條理、有態度的清晰表達。溝通中的信息的專屬名詞需要理解,並不斷學習更新。非正式的溝通可以影響正式溝通後的有效執行。項目過程還需要保障對等溝通,不同部門的溝通要產品對產品、研發對研發,避免將產品方案與研發方案交織在一起,而產生界限分歧。

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關於風險

美國項目管理大師馬克思·懷德曼將其定義為某一事件發生給項目目標帶來不利影響的可能性。項目經理經常遇到的風險有兩種,一種是已知風險,就是在風險發生前已經識別出來的,並有解決方案;另一種是未知風險,在項目執行過程中,不知道會發生什麼樣的事件從而影響到項目的進行

對於已知風險,需要項目經理多方面的獲取信息,比如風險描述是否準確,不同團隊的成員之前對同一風險認知是否一致,這樣才能採取有效的解決辦法。比如在項目聯調過程中有的系統沒有測試環境、有的系統沒有預發環境,這樣聯調中就會出現問題。首先確認不能進行聯調是否真是環境影響,有的時候需要測試人員溝通下,只需要個別系統必須有測試或者預發環境,然後就能讓測試環境連接預發環境進行測試,數據也是可以流轉的。如果只是看到表面信息從而去協調各個系統的測試、預發環境也是很困難,並且這個風險肯定是影響項目進度的。

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這就好比足球場上教練要改變戰術,可以通過換人調整,可以通過改變陣型調整,哪種方式更能應對當下的改變是需要考慮清楚的。比如球場上有球員受傷,給人的第一想法就是通過換人調整,但其實可以先選擇讓隊醫檢查隊員的傷情確認信息具體情況後,再決定自己的應對措施是通過代價比較小的短暫治療、還是通過代價比較大的替換隊員來解決。

對於未知風險,大概有兩種類型,一種是受到外界影響比較多的大多數不可控的風險。比如有的項目需要業務與合作公司簽約合同後才能使用,但係統已經完成上線,但是合同尚未簽署。這就是個典型的例子。關於業務什麼時間能完成跟合作公司的談判並簽約,時間上是不可控的。例如足球比賽中,有瘋狂的球迷闖入場地內,影響干擾了比賽,關於這個處理時間恢復比賽是不太可控的,有的可以在一定時間內解決,有的甚至會造成比賽無限期中斷。另一種是突發的情況,比如項目上線過程中,遇到自動部署系統問題沒辦法發布、或者服務器的問題沒辦法運行等,這種風險的出現肯定會影響項目進行,但時間上也是不可控的。比如比賽進行中,受到天氣的印象,造成了中斷,照明系統的問題照的的中斷等。對應這類的風險只能接受並不能馬上有應對措施,需要從新評估影響並規劃相應的解決方案。

對於風險的發生,不能逃避風險,需要大家積極面對風險,接受風險,解決風險。對應已知可控的風險,要明確風險信息內容,再採取有效的應對措施。關於未知的風險的發生、需要先詳細評估對項目的影響,再製定相關的解決方案。

關於配合

每一個項目的管理過程,就像足球比賽一樣,過程不同,但我們追求的目標是永遠不變的贏得比賽。

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有人會把項目經理比作足球場上的教練,但我認為我們更像是場上隊長。我們要有擔當,對比賽負責,引領並協調成員共同努力,共同交流,共同成長。按照既定的戰術,克服場上問題,運用項目管理知識積極幫助每個人在自己的位置上都發揮最大的作用,並贏得比賽。

本文轉載自公眾號京東數科技術說(ID:JDDTechTalk)。

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