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線上遠程辦公第一天,你掉線了嗎?


線上遠程辦公的第一天,不知道各位使用的遠程辦公工具還流暢嗎?工作效率怎麼樣?

為防控新型肺炎疫情,國內不少省市號召延長假期,各大互聯網公司積極響應。根據此前公佈的互聯網公司復工時間表,大部分互聯網公司選擇將假期延長至 2 月 2 日,2 月 3 日至 2 月 7 日在家辦公,2 月 10 日正式上班。線上遠程辦公的第一天,不知道各位使用的遠程辦公工具還流暢嗎?工作效率怎麼樣?

遠程辦公第一天,你掉線了嗎?

線上開工第一天,從早上 9 點開始,各大辦公軟件迎來流量高峰,朋友圈裡各大協作辦公工具卡頓的消息瞬間刷屏。釘釘消息遲遲顯示未讀,視頻會議卡頓;其他線上工具也出現了不同程度的問題。企業微信也出現崩潰,許多網友吐槽:全國遠程開工第一天,企業微信就炸了,然後發現騰訊 10 號才開始辦公。不過 QQ 倒是被網友評為今日視頻會議的最佳神器。

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釘釘一位企服顧問在回復用戶反饋時稱:釘釘視頻服務器正在擴容以承載更多並發多方會議支持。作為一款 ToB 產品,釘釘的業務場景與 ToC 的 IM 產品有很大區別,架構上也有所側重,對於可能的大流量衝擊本已有所準備。比如在節日場景下,一些大群的消息發送頻率過高,可能超過系統整體容量,影響 IM 系統穩定性。如果對每個群設置較低的發送閾值,系統又沒有完全發揮出容量,從而提供足夠流暢的用戶體驗。針對這個問題,釘釘設計了一種智能限流的方法,當總體流量超過系統閾值時,自動根據當時情況對消息發送頻率相對較高的大群進行限流。

即便如此,釘釘、企業微信可能也沒有想到今天會迎來如此大的線上流量衝擊。截至發稿時,各方軟件已經開始陸續恢復。

遠程辦公軟件的狀態足以反映出今日線上開工企業之多,而這次遠程辦公也曝光了不同企業遇到危機事件時的態度。

裁員、監工:遠程下的企業百態

線上辦公,除了使用釘釘進行溝通外,還涉及到文檔協作、視頻會議、任務管理各個方面,工作怎麼協同是個問題。

在家辦公,在國外的名字叫 SOHO(Small Office,Home Office),在 IT 界並不是一個生僻的詞,有不少大企業有這樣的職位。 2017 年前後的數據統計顯示,IBM 有將近 40% 的僱員都是 SOHO 一族。在 IBM 之後,Google、Facebook、Yahoo 等一眾矽谷巨頭也加入了 SOHO 辦公陣營。企業節省費用,員工得到自由,這種辦公方式在全球越來越受歡迎。

但是在疫情之下,“全民”遠程辦公卻是個創舉。現在很多企業被動參與,也有很多員工並沒有遠程辦公經驗,那企業和員工雙方都是如何應對的呢?

先說說我們 InfoQ 自己的研發團隊吧。 InfoQ 研發團隊的同事表示:“除了上午有一陣釘釘的消息同步有問題,剩餘別的都沒問題,畢竟我們前幾天都小範圍預演過了,做了相應的調整和方案來應對遠程辦公。”

年前沒有預料,年後卻需要就地工作的 IT 人有不少,清除掉各種干擾外,還得配備出合適的工作條件來。 InfoQ 採訪到一位某“四大”員工,他在重慶家中上班。辦公條件是一台電腦,通過客戶 VPN 登錄系統。他遇到的問題是遠程辦公,負載太高,但是 VPN 上不去,郵箱也收不到郵件,最重要的是電源線忘帶了,還在想辦法解決。

在回答是否覺得遠程辦公對自己工作有影響時,他表示:”比如現在要遷移平台,因沒有帶電腦的員工較多,所以項目上電腦和VPN 都缺,而且沒辦法集中開會研究解決方案。肯定有影響,這種情況下肯定要去現場才能完成。“

另外一位身處青海西寧的”某新零售平台“員工在接受 InfoQ 採訪的時候表示:”我基本上沒遇到啥問題。”

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(該員工的工作台照片)

並表示很享受遠程工作狀態:“在家舒服啊,不用考慮工作之外的事,但是對於國內廠來說,在家辦公是新的嘗試,所以一開始簽到機制會比較嚴格,和國外的在家辦公相比還是有些差距的吧。”

相對員工,開展遠程工作的企業,卻各有各的做法。

InfoQ 採訪了一家做直播產品的企業,譚總(化名)告訴InfoQ:“我們沒有用遠程辦公工具,就是靠自覺。寫代碼的寫代碼,做設計的做設計,制定目標任務,各自完成。不自覺的人,將來會被淘汰。**遠程辦公是老闆篩選人的一個機會。個別員工肯定會偷懶,不過偷懶帶來的結果是被優化掉。 **IT 行業很多時候就是一台電腦的事,不存在辦公條件太差從而影響工作的事情,用輸出就能看到有沒有在偷懶。 ”

一位保險公司的IT 員工在接受InfoQ 採訪時表示:“之前基本只有IT 員工需要使用VPN 進行遠程工作,如今所有員工都需要連接VPN,導致負載過高,非常慢。由於突發疫情影響,導致保險業務營收受到影響,但工資還需要照發、各類IT 設備和機房也需要維護,成本高昂,這種狀態對公司發展非常不利。”

通過脈脈平台,我們得知有企業要求全天開放攝像頭,並且還需要“早上打卡,發工作計劃,晚上發總結,每天寫日報”。

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阿里巴巴也提出了要求:“每天兩次打卡,增加每天晨會和日報,工作時間要求 10 分鐘內必須響應釘釘,其他時間必須 30 分鐘響應。”

遠程辦公的核心是工作進度,可以要求及時提交代碼或輸出其他成果來判斷工作效率,但全程開放攝像頭卻是一個“管理上的信任缺失”問題了。

怎麼讓大家在遠程條件下做好工作?我們也整理了一套要點指南。

除了工具,遠程辦公還要注意什麼?

除了必備的硬件工具和穩定的信號接收保障之外,遠程辦公需要注意的地方還有很多,但關鍵的點就那麼幾個。

首先,最重要的是信任和認可,在這種必須要使用遠程協作開發的模式下,一定要讓團隊裡的所有人認可這種模式,如果不認可,就很難有好結果。而公司也需要給予員工足夠的信任,遠程辦公由於都在線上,無法進行面對面交流和溝通,所以對同事委以信任十分重要。由於團隊成員性格的差異化,溝通種稍有偏差就容易產生誤會。這時就需要相信同事的立意點是公正客觀的,存在質疑應立即進行溝通,不要心存疑慮,相互猜忌。

其次是合理的規劃。遠程協作,需要對工作任務按照迭代版本和功能合理劃分。高效的協作辦公就是要有取捨和權重觀念。了解事情的重要程度,合理規劃優先等級,知道需要做什麼,怎麼做更高效,與團隊成員達成共識。此外,規模越小的團體在執行工作目標時的效率也會更高,這是因為省了很多中間環節,省去了不必要的繁瑣溝通和匯報,多一個人的參與就意味著多一份溝通成本。

不同的部門,工作中需要協作的程度也不一樣。內容部門的線上協作程度其實並不高,每個編輯完成好自己的稿件將信息及時同步就可以。但例如營銷、技術等協作程度相對較高的部門一定要做好異步編輯和協作工作。比如技術團隊要從零開始一個項目,那麼可能需要幾個人共同將代碼框架和結構搭建好,隨後協作同事將內容填充完善,借助石墨文檔和 GitHub 這樣工具讓協作更加高效。

然後是選擇合理的遠程協作工具,輕量級、服務穩定且可以保證全球的訪問速度。當然,這些工具可能會因為員工的分佈、公司的規模等因素而有所不同,以PingCAP 為例,這家公司的員工呈現全球分佈的特點,建立伊始就在踐行遠程辦公文化,其聯合創始人兼CTO 黃東旭分享了幾個可選的工具以及實際的研發工作流:

  • GitHub:代碼託管,公開的 RFC,社區 Issue 反饋,產品發布,Code Review 等。
  • Zoom:在線會議。
  • Slack:即時通訊,機器人消息中樞。
  • 微信、企業微信:即時通訊(沒錯,我們兩個都用,但以企業微信為主)。
  • 在線文檔:文檔協作,幻燈片,表格。
  • 郵件,日曆。
  • Confluence:內部的文檔,包括已成型的設計文檔(如內部的 RFC 文檔),Wiki 等。
  • Jira:Bug 和 Milestone 跟踪。
  • Trello:看板,記錄一些重要客戶和事件的備忘。
  • Jenkins:持續集成,daily build。

研發工作流:

  1. 假設我們需要做一個新功能,從構思開始,可能第一個會使用的工具是在線文檔,負責的同事會草擬一個文檔,將大致的想法在其中描述,然後通過Share 的功能,分享給相關的同事,大多數時候這些設計文檔都會share 到所有的工程師都會在的郵件組裡,任何人都可以上去評論或者編輯。
  2. 文檔經過溝通討論定稿之後(溝通環節我會在下面一節重點介紹),會同步到 Confluence 和 GitHub 中(如果可以公開的話,英文版會發到 GitHub 上)。
  3. 接著該項目將被拆分成多個子項目,通過JIRA 分配到具體的人,完成後直接提交到GitHub 上,項目的該模塊的Reviewer(也包括Maintainer)會參與Code Review,收集到兩個LGTM( Looks good to me) 並通過各種持續集成工具的測試後,最終合併到主幹。

最後,讓所有工作成果可見,並定期進行複盤也是很重要的。遠程辦公對協作和溝通存在一定影響,而且由於各自分散的辦公條件可能不少人會忽視复盤的重要性。遠程期間,哪些工作做完了,哪些工作還沒有做,哪些工作效果欠佳需要優化,哪些工作行之有效,這一列問題需要進行及時復盤和跟踪。复盤能夠知道在遠程辦公過程中存在哪些薄弱環節,如何打磨細節,不在同一個問題上重複犯錯。

由於遠程辦公缺乏一定的監管和監督,且身邊沒有同事溝通多少會產生孤獨感。因此強大的自我管理能力是遠程辦公成敗的決定性因素。團隊中的每個人需要明確自己所承擔的工作目標,制定 deadline 機制,還可以藉助番茄鐘、日曆等個人時間管理工具合理規劃工作時間。同時,在生活中要保持規律的作息習慣,個人生活習慣的自律是工作自律的基礎。

結束語

對於很多企業,尤其是中小企業來說,之前從未遠程辦公過,所以心裡沒底,不知道應該制定什麼樣的規則、流程,也不知道應該採用什麼樣的遠程辦公工具。 InfoQ 編輯部為此特別匯集了很多有遠程辦公文化、基因的企業的經驗,供大家參考。最後,希望所有公司、所有人都可以平安渡過難關。

專題:《中小團隊如何遠程辦公?看這幾篇文章就夠了》