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項目管理玩不轉,真不是遠程的鍋


說起程序員,你會說他們很擅長與機器和代碼打交道。當他獨立寫代碼時,所有困難都不在話下。但是,當一個優秀程序員身處團隊之中,需要進行項目管理時,往往會遇到各種各樣意想不到的問題。

你需要嚴格控制時間、成本和質量,通過一系列專業的知識、技能和工具,進行不同角色的高效協同調度,提升整體運行效率,從而實現全局目標。

項目管理本身就是一項要求非常高的工作,更別說現在大家都還處於遠程協作的工作狀態中,遠程項目管理更是困難重重。

為了幫助大家解決遠程項目管理難題,TGO 鯤鵬會對ONES 聯合創始人兼CTO & TGO 鯤鵬會會員馮斌在《鯤鵬說》直播欄目中分享的內容進行了全文梳理(有部分內容刪減),供大家學習、參考。

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大家好,我是馮斌,ONES 聯合創始人兼 CTO,也是 TGO 鯤鵬會深圳分會會員。非常高興今天能和大家分享關於項目管理相關內容,可以和大家一起聊聊在這段特殊的時期,我們該如何去做遠程項目管理。

背景情況介紹

在開始之前,我先介紹一下 ONES 目前的情況:

  • ONES 總部設立於深圳,在北京、上海設有辦公室;
  • 疫情爆發前,超過 75% 的成員已經離開工作城市,回家過年;
  • 我們產品研發團隊是在 2016 年組建的,已經有超過 4 年的敏捷研發經驗;
  • 2019 年 12 月,ONES 完成 B 輪融資,原本我們計劃是在 2020 年春節之後繼續擴充團隊,持續提升產品和服務能力。

然而因為疫情,導致我們無法集中辦公,部分成員甚至無法離開所在城市,返回辦公室所在城市。

在這樣的情況下,疫情對我們造成了以下兩個直接影響:

  • 產品研發計劃需要調整;
  • 解封、完全復工時間不明朗。

相信有不少公司也遇到相同的問題,那麼在這樣的情況下,我們該採用什麼方式進行應對呢?

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疫情對產品研發的影響分析與對應解決方案

過年時,ONES CEO 王穎奇在對全體員工發送的一封內部信中寫到:

我們的社會分工決定我們不能沖在一線救死扶傷,我們能做的就是堅守崗位不添亂。以全員生命安全健康為首要目標,盡最大努力維持公司業務的正常運營。

相信從這句話中,大家能看到 ONES 對於疫情影響的處理方式和原則。

對於 ONES 來說,我們將以全員的生命、安全、健康作為首要目標,同時盡最大的努力保證公司正常運營。為了保證公司正常運營,我們做瞭如下安排:

  • 暫定 2.3-2.23 全員遠程辦公,正式複工時間視情況確定;
  • 為避免交通工具封閉空間內的交叉感染,建議外地同事錯峰返程,並提供路程帶薪假期;
  • 在家辦公期間,由部門負責人安排每天早 9:00、晚 18:00 兩次 Zoom 視頻會議溝通工作內容;
  • 出勤情況、日報記錄在 ONES Wiki 中,相關項目進度每日同步 ONES Project,週會使用 Zoom 按慣例進行,日常工作溝通使用企業微信完成;
  • 上班時間,全員企業微信和 Zoom 在線。

接下來,我將詳細和大家分享 ONES 是如何真正落地對應解決方案的。

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ONES 產品研發流程與工具鏈

首先,我們來看一下 ONES 整個產品研發流程情況。

在沒有疫情時,也就是在不需要遠程的情況下,ONES 大量借鑒了 Scrum 的實踐

在平時,我們整個組織架構會以一個 Scrum Team 的方式進行劃分,並由團隊中的 PO 決定團隊產出的最高價值是什麼。同時,PO 與產品經理共同維護 Backlog。

項目管理玩不轉,真不是遠程的鍋 3ONES Backlog 界面

迭代前

在迭代前,我們會有一個迭代計劃會,通過會議討論下一步究竟該做什麼,以及我們希望做成什麼樣子。最終,PO 會根據當前業務價值,以及實現成本決定 Backlog 優先級。

當優先級確定後,研發團隊會在 Backlog 上進行挑選,一般會選出兩週內(通常兩週為一個週期)可完成迭代的功能,做一個新的迭代版本。

基本上,我們所有的工程師、PO、產品經理都會參與討論。每次討論會控制在 2-3 小時以內;如果超過 3 個小時,那麼我們會把問題記錄下來,然後針對問題再開另一個會進行討論。

迭代中

上述是我們在迭代前所做的準備,而在開發過程中,我們會做兩件事:

  • 每日站會:方便及時溝通迭代進度與新出現的問題;
  • 持續集成與持續部署環境:每天或隨時 Review 可用功能。

迭代結束

在迭代將近結束,或者剛結束時,我們會組織一次迭代演示會

迭代演示會主要目的是,邀請業務方了解新增可用功能,獲取反饋意見。通過客戶的反饋意見,讓我們知道此版本是否應該上線,或者此版本是否達到上線的標準。

在迭代演示會中,可能會產生很多新的想法,那麼我們就會把它匯總到剛才提到的 Backlog 當中。

在迭代演示會結束之後,我們會馬上組織一次迭代回顧會

迭代回顧會不需要業務方參與,只需要參與的研發團隊參加。它的主要目的是,總結大家在項目迭代過程中做得好與不好的地方,以及討論做得不好的地方,該如何改正。

在迭代回顧會結束之後,才意味著我們當前的迭代周期結束了。

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產品研發相關工具

在迭代的過程中,產品研發團隊使用的工具是非常重要的,因為它會直接影響到遠程辦公的能力。目前,ONES 研發團隊主要以下這些工具

  • 項目規劃:ONES Plan;
  • 項目管理:ONES Project;
  • 產品原型:Axure;
  • UI 設計管理:Zeplin;
  • 代碼版本控制:GitHub;
  • CI/CD:Jenkins/Travis-CI
  • 測試用例管理:ONES TestCase;
  • 錯誤分析:Sentry;
  • 監控:Zabbix/Prometheus;
  • APM:ELK;
  • 數據可視化:Grafana。

除此之外,我們還有一些通用工具

  • SSO:企業微信 / Google Account;
  • 文檔管理:ONES Wiki;
  • 會議系統:ZOOM;
  • 團隊 IM:企業微​​信;
  • 辦公審核:企業微信;
  • 團隊日曆:G suite – Google Calendar;
  • CRM:紛享銷客;
  • 客服系統:Intercom;
  • 營銷數據分析:神策數據。

以上就是我們目前正在使用的一些工具。接下來,我再來分享一些我們選擇工具鏈的思路

  • 在滿足業務需要的前提下;
  • 盡量選擇現有的企業服務工具;
  • 所有工作,盡可能通過軟件工具數字化、結構化,因為遠程辦公沒有數字化相關工具幫助是非常難做到信息同步的;
  • 盡可能自動化,更多的是在持續集成 CI/CD 這部分,因為機器人更高效,它能同時處理非常多的事情,而且性價比也很高;
  • 盡量部署於公網而非內網,很多時候我們將服務放在內網主要是考慮到安全問題,但是內網會讓我們忽視內網部署服務的安全問題。同時,依賴於內網容易讓我們因為網絡問題訪問不了一些相關內容,所以盡可能的不屬於公網。

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ONES 遠程項目管理的實踐落地情況

從 2 月 3 日起,ONES 已經正式開始遠程辦公,在此期間,我總結了三個遠程協作要點

  • 充分利用工具,將工作流程數字化;
  • 關注項目進度管理、項目資源管理;
  • 建立團隊虛擬辦公室。

充分利用工具,將工作流程數字化首先,我們需要充分利用工具,將工作流程數字化,因為數字化才可以讓我們通過互聯網共享信息。

通過觀察 ONES 整體的工具鍊和工作流程可以發現,在還沒打算遠程辦公之前,ONES 已經具備了遠程辦公的條件了。

關注項目進度管理、項目資源管理

在項目進度方面,其實我們有不同級別的管理方法。

  • Team 級別項目進度管理——迭代看板

首先,我們來看一下 Team 級別。

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Team 級別項目進度管理,我們通常使用迭代看板的方式。看板功能相對來說是比較好用的,因為它可以讓我們非常直觀地看每個項目的進度

  • Team 級別項目進度管理——燃盡圖

再來就是燃盡圖,其實燃盡圖的表現是帶有一定風險的。因為在實際工作中,我們通常會偏離原定的虛線,呈現波動的曲線。

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絕大部分的情況下,團隊都可以通過自己的努力,比如調整優先級,或者通過加班做一個短期衝刺,最終使基線和實際任務數量重合在一起。

因此,燃盡圖能夠非常快速幫我們去了解當前的迭代速度是否落後於我們計劃的進度

  • 業務級別項目進度管理——甘特圖

在ONES,我們每個團隊會有5-7 個人,然後多個團隊組成一條業務線,如果在業務級別上進行項目管理,我們更多會關注3 個月、6 個月,甚至更長周期的項目。

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我們通常會用甘特圖來規劃時間較長的項目,因為甘特圖可以直接和項目中的迭代進行聯動

  • 業務級別項目進度管理——團隊資源

同時,業務級的項目進度管理,我們也會特別關注團隊的資源是怎麼樣的。

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我們不希望所有同事太忙,因為太忙的話會影響大家的輸出效率;另外也不應該太閒,因為太閒其實是在浪費團隊和員工的時間。

因此,我們會通過專門的視圖觀察團隊資源

  • 項目進度管理——報表

在項目進度管理上,無論是團隊級別,還是 Team 級別,又或者說業務級別,甚至說在幾條業務線級別裡,我們都會特別依賴報表進行追踪。通過報表看任務完成情況、代碼質量,以及觀察 Bug 密度是否上升。

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團隊虛擬辦公室

最後,我再分享一個遠程協作力很重要的一個點——團隊虛擬辦公室。這是在我們決定開始遠程協作時,必須馬上準備的一個東西。

團隊虛擬辦公室的目標是,希望可以模擬團隊面對面的工作環境。

我們會以一個 Team 為單位,在開完晨會之後,我們仍然會保留在線狀態,大家也必須打開攝像頭,然後靜音。

為什麼我們會這樣做呢?

第一,我們希望能在最大程度上營造面對面的工作環境;第二,我們能感受到和我一起工作的小伙伴也是一個工作的狀態,同時也能讓別人看到我的工作狀態。靜音更多是為了不讓家裡很多不可控的聲音影響同事。

通過以上 2 點模擬,更容易讓人產生一種我坐在工位上,抬頭就可以看到我的團隊成員也在工作的感覺。

接下來,我們順理成章就會下一個動作——當我們用 IM 簡單溝通解決不了問題以後,我們可以立刻打開麥克風進行討論。實際上,在工位時,大家可能會從工位站起來,走到某個同事旁邊和他討論。

在討論完後,我們又會有再下一步的動作——將內容記錄到 ONES Project 裡,其他非結構化信息將記錄到 ONES Wiki 裡。

通過這樣的方式,基本上能回到我們說的集中辦公的一個狀態。

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總結

最後,給大家總結一下遠程辦公項目管理一些特別關鍵的點:

第一,遠程辦公本質上降低了我們的溝通效率,因此我們需要特別關於項目信息、項目進度的同步對齊上

第二,因為溝通效率降低,可能會直接影響團隊成員的工作專注度,所以我們需要模擬一個面對面工作的工作環境,緩解溝通效率下降問題

第三,因為各項效率在下降時,我們會更依賴於整個項目,所以我們需要做到項目全流程數字化,有助於信息的同步共享,幫助團隊與決策者快速調整業務計劃

第四,當我們能做到以上 3 點時,我們可以感覺到遠程工作效率其實沒有下降太多,整個迭代和版本發布基本處於比較滿意的狀態。

因此,當遠程工作效率得到保證時,團隊成員可以更加從容的選擇一個更加穩健的集中辦公時間。


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會員覆蓋了 BATJ 等互聯網巨頭公司技術領導者,同時,阿里巴巴王堅博士、同程藝龍技術委員會主任張海龍、蘇寧易購 IT 總部執行副總裁喬新亮已經受邀,成為 TGO 鯤鵬會榮譽導師。